Capturing vision of your web development project

Photo by Flickr

Menangkap visi dari proyek pengembangan web anda
Tidak jarang ditemui seorang atau sebuah perusahaan web developer mengalami kesulitan dalam menangkap visi suatu proyek pengembangan website. Seperti apakah website yang di-inginkan oleh klien? model desainnya, sistemnya, dan lain sebagainya. Dan disinilah pentingnya approachment process, yang mana di proses ini web developer menganalisa semua kebutuhan dan keinginan klien sebelum proyek tersebut benar-benar dimulai. Pertanyaannya sekarang, hal-hal apa saja yang perlu dianalisa?

Sebuah perusahaan web developer dari Inggris yaitu Clearleft menyediakan dokumen khusus yang mereka sebut Client Worksheet untuk calon-calon klien mereka. Dokumen ini berisi daftar-daftar pertanyaan 5W1H (what, why, where, when, who dan how) yang dimulai dari pertanyaan dasar sampai isi serta tampilan desain yang di-inginkan oleh klien.

Dasar

1. Apa nama perusahaan anda, website anda dan alamat website saat ini (jika sudah memiliki) atau yang di-inginkan?
   Pertanyaan basic tapi kadang masih sering terlupakan. Adakalanya sebuah perusahaan memiliki nama yang berbeda antara nama brand dengan nama hukum/legal-nya. Hal ini perlu diketahui oleh developer karena kaitannya nanti dengan beberapa hal yang signifikan seperti penentuan alamat website (jika klien belum memiliki), halaman contact us dan lain sebagainya.
   
   
2. Deskripsikan perusahaan anda dan konsep bisnis yang dijalankannya termasuk produk dan layanan yang akan disediakan di website anda
   Adakalanya konsep bisnis yang sudah dijalankan oleh klien secara konvensional akan berbeda dengan konsep bisnis yang akan dijalankan nanti melalui website atau bahkan mungkin merupakan salah satu pengembangan bisnis dari perusahaan klien. Begitu pula produk serta layanan yang akan disediakan, ada kemungkinan berbeda dengan apa yang selama ini dikerjakan olek klien secara konvensional.
   
   
3. Siapa orang yang bertanggung jawab atas proyek ini dan siapa pemegang keputusan-nya (nama, alamat email dan nomer telpon)
   Sangat penting untuk diketahui oleh developer! adakalanya penanggung jawab proyek dan pemegang keputusan proyek di perusahaan klien adalah orang yang berbeda. Dengan mengetahui keduanya, developer tahu siapa yang harus dihubungi untuk urusan teknikal, untuk urusan administrasi atau siapa yang akan dihubungi untuk urusan lainnya yang berhubungan dengan keputusan. Jangan sekali-kali meminta keputusan atas suatu hal kepada penanggung jawab proyek yang bukan pemegang keputusan, karena proses birokrasi akan panjang dan membutuhkan waktu yang cukup lama (biasanya seh gitu ... ).
   
   
4. Kapan anda mengharapkan proyek ini dimulai dan kapan harus selesai? apakah ada alasan khusus untuk tanggal yang akan diberikan?
   Biasanya klien sudah memiliki rencana khusus kapan website yang dikerjakan oleh developer harus selesai dan diluncurkan, mungkin bisa bersamaan dengan diadakannya tradeshow atau exhibition atau peluncuran produk baru.
   
   
5. Berapa budget yang disediakan untuk proyek ini?
   Dengan mengetahui kisaran budget yang dimiliki oleh klien, developer akan lebih mudah menentukan berapa cost dan waktu yang bisa dialokasikan untuk proyek tersebut termasuk layanan purna jual setelah proyek itu selesai seperti training, maintenance, SEO, dan lain-lain. Kenyataan yang ada di lapangan, jarang ada klien yang berani mengungkapkan budget mereka kepada developer; alasannya klien ingin mengetahui terlebih dulu berapa quote yang diberikan oleh developer berdasarkan kemampuannya menyelesaikan proyek tersebut, tentunya dengan harapan untuk mendapatkan quote yang lebih rendah dari budget mereka dan seandainya quote yang diberikan terlalu tinggi dengan mudah klien untuk menolaknya. Kondisi ini bukanlah kondisi yang win win solutions yang memungkinkan kedua belah pihak mendapatkan hasil yang maksimal. Disatu sisi, jika klien berani mengungkapkan budget yang mereka miliki, harapannya developer tidak se-enaknya sendiri dalam memberikan quote. Quote yang diberikan haruslah tetap reasonable.

Tujuan

1. Apa alasan utama anda memesan website?
   Ya! developer harus tahu betul akan hal ini, apakah website yang dipesan oleh klien adalah revisi dari website yang sudah ada sebelumnya atau mungkin ada alasan lain. Dengan mengetahui alasan ini, kedua belah pihak bisa merumuskan masalah dan mencari solusinya bersama-sama.
   
   
2. Tuliskan tujuan-tujuan bisnis dari website anda secara berurutan berdasarkan kepentingannya
   Developer perlu mengetahui tujuan-tujuan bisnis apa saja yang ingin diraih oleh klien melalui website-nya; misal meningkatkan penjualan, meningkatkan kepuasan pelanggan, mengurangi waktu dalam mencari informasi dan lain sebagainya. Dengan mengurutkan berbagai macam tujuan bisnis tersebut bedasarkan kepentingannya, developer bisa memberikan masukan atau advice kepada klien mengenai fitur-fitur apa saja yang perlu dimasukkan di dalam website dan mungkin menambahkan value added lainnya.
   
   
3. Apa patokan dari kesuksesan website anda?
   Tanpa adanya patokan ini, sulit bagi klien untuk menentukan sejauh mana website yang telah dibuat benar-benar memberikan keuntungan bagi perusahaannya. Patokan kesuksesan ini merupakan hasil transformasi dari tujuan-tujuan bisnis yang telah dirumuskan sebelumnya seperti 20% peningkatan penjualan, 70% pengguna atau pelanggan telah mengekpresikan kepuasannya, 30% pengurangan waktu dalam pencarian informasi dan lain sebagainya.

Website yang dimiliki saat ini (jika ada)

1. Aspek apa yang menjadikan website anda bekerja dengan baik dan mengapa mereka sukses?
   Jika klien sudah memiliki website sebelumnya dan mereka merasa terbantu dengan adanya website tersebut. Dalam membuat konsep website yang baru, developer perlu mengetahui hal ini agar aspek-aspek tersebut bisa diterapkan di dalamnya dan mungkin menambahkan aspek-aspek lainnya sebagai value added yang akan mendongkrak percepatan tercapainya tujuan-tujuan bisnis dari website tersebut dan lebih baik daripada sebelumnya.
   
   
2. Aspek apa yang menjadikan website anda tidak sukses dan mengapa anda berpikir demikian?
   Jika klien sudah memiliki website sebelumnya dan mereka merasa bahwa keberadaan website tersebut tidak sesuai dengan apa yang mereka harapkan; dan harapan yang seperti apa yang mereka inginkan? hal ini kembali kepada tujuan-tujuan bisnis dari website yang telah dibuat sebelumnya. Apakah klien sudah menetapkan tujuan ini sebelumnya atau tidak? Kepiawaian seorang developer dalam menangani proyek pengembangan website akan sangat dituntut disini agar hal tersebut tidak terjadi lagi di website yang baru.
   
   
3. Jika menggunakan Content Management System (CMS) di website anda saat ini, deskripsikan sistem dan fitur-fitur utamanya. Apakah anda senang/puas dengan sistem yang ada saat ini?
   Ya, perlu diketahui CMS apa yang sudah diterapkan oleh klien sebelumnya dan apakah fitur-fitur yang dimilikinya sesuai dengan apa yang diharapkan oleh klien atau tidak? user friendly atau tidak? mudah digunakan atau tidak? dari sini developer bisa memutuskan apakah tetap menggunakan sistem ini atau mungkin menggantinya dengan sistem yang lain serta memberikan solusi-solusi yang lebih baik dari penerapan sistem sebelumnya.

Pengunjung/Pengguna website anda

1. Jika anda sudah memiliki website, deskripsikan tipe-tipe pengguna website anda saat ini sedetil mungkin
   Jika klien benar-benar care dengan website mereka sebelumnya, mereka bisa menjawab pertanyaan ini dengan mudah. Disatu sisi targeted user tidaklah jauh dari target pembeli produk dan layanan yang mereka jual atau sediakan selama ini.
   
   
2. Jika anda sudah memiliki website, menurut anda apakah pengguna website anda saat ini memperhatikan perusahaan anda?
   Akan tragis kejadiannya jika pengguna website tidak memperhatikan bahkan mengetahui eksistensi perusahaan klien. Tapi hal ini bukanlah tidak mungkin terjadi, banyak website-website yang bertebaran di dunia maya tapi tidak diketahui secara jelas asal-usulnya. Apa pengaruhnya jika hal ini terjadi? bonafitas perusahaan-lah yang akan dipertaruhkan disini.
   
   
3. Jika anda sudah memiliki website, berikan alasan mengapa pengguna akan mengunjungi website anda? serta mengapa pengguna akan memilih website anda dibandingkan website lain?
   Ya, klien harus memiliki alasan ini. Keunikan bahkan diferensiasi produk serta kualitas layanan yang disediakan oleh klien bisa menjadi alasan mengapa pengguna akan mengunjungi website tersebut dan bukan website perusahaan kompetitor klien.
   
   
4. Jika anda sudah memiliki website, apa bayangan anda tentang hal yang di-inginkan pengguna website anda?
   Misal. menemukan pinjaman bank yang paling kecil bunganya, membandingkan 5 pinjaman terbaik, dll

Isi dan desain

1. Deskripsikan bagaimana anda ingin pengguna memperhatikan website baru anda
   Misal. modern, profesional, user friendly, menyenangkan dan lain sebagainya
   
   
2. Tuliskan website kompetitor anda dan organisasi lainnya yang berhubungan. Apa saja yang sudah dijalankan dan apa yang belum?
   Dengan menuliskan website-website kompetitor klien, developer akan lebih mudah membantu klien dalam menganalisa mengenai apa-apa saja yang sudah atau belum dijalankan oleh kompetitor mereka.
   
   
3. Tuliskan beberapa website yang anda sukai dari sisi tampilan desainnya dan jelaskan mengapa anda menyukainya
   Referensi! hal ini mempermudah serta mempercepat kinerja developer dalam proses pencarian ide-ide kreatif dan inovatif
   
   
4. Tuliskan ide-ide yang anda inginkan di website anda serta bagaimana fitur-fitur tersebut mendukung tujuan bisnis dan tujuan pengguna anda?
   Misal. menyediakan fitur untuk membantu pengguna dalam menemukan item yang berhubungan
   
   
5. Jika anda membutuhkan Content Management System (CMS), deskripsikan fitur apa yang anda inginkan
   Misal. berita yang mudah diperbarui, multi user, stock control, user moderation dan lain sebagainya

Komentar atau tambahan lain
Dibagian ini, klien bisa menambahkan informasi-informasi lain yang tidak ada pada daftar pertanyaan diatas. Perlu dipahami bahwa setiap proyek pengembangan website mempunyai keunikan masing-masing dan dengan lengkapnya informasi yang diberikan oleh klien tentunya akan mempercepat proses pengembangan website itu sendiri dan selesai secara on time dan on budget. Keterbukaan, komunikasi serta kerjasama yang baik antar kedua belah pihak sangat menentukan kesuksesan dari proyek tersebut.